Откройте Outlook и перейдите во вкладку Главная. В правой части ленты найдите кнопку Правила и выберите Управление правилами и оповещениями. Это откроет окно, где можно настроить автоматическую обработку писем.
Нажмите Создать правило, чтобы задать условия. Например, укажите отправителя или ключевые слова в теме письма. Outlook предложит несколько готовых шаблонов, но вы можете настроить фильтры вручную, выбрав пункт Применить правило к сообщениям, которые я получаю.
Определите действие для писем, соответствующих условиям. Переместите их в нужную папку, пометьте флажком или установите категорию. Если правило должно срабатывать для уже полученных писем, поставьте галочку в пункте Запустить это правило для сообщений, уже находящихся в текущей папке.
Проверьте работу правила, отправив себе тестовое письмо. Если нужно внести изменения, вернитесь в настройки и отредактируйте параметры. Готовые правила можно отключать или включать одним кликом, экономя время на сортировке входящих.
- Открытие меню управления правилами в Outlook
- Альтернативный способ через меню «Файл»
- Выбор условий для фильтрации входящих писем
- Основные критерии для фильтрации
- Дополнительные настройки
- Настройка действий для автоматической обработки писем
- Выбор условий и действий
- Дополнительные параметры
- Добавление исключений для уточнения работы правила
- Выбор условий для исключений
- Проверка работы правила
- Проверка и сохранение созданного правила
- Тестирование правила на реальных письмах
Открытие меню управления правилами в Outlook
Запустите Outlook и перейдите на вкладку Главная в верхней части окна. В правой части ленты найдите кнопку Правила и кликните по ней. В выпадающем списке выберите пункт Управление правилами и оповещениями.
Альтернативный способ через меню «Файл»
Если кнопка «Правила» не отображается, откройте вкладку Файл в левом верхнем углу. В разделе Сведения нажмите на Управление правилами и оповещениями. Откроется окно, где можно создавать и редактировать правила.
Для быстрого доступа в Windows используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+L. Этот метод работает в Outlook 2013 и более новых версиях.
Выбор условий для фильтрации входящих писем
Определите ключевые критерии, по которым Outlook будет сортировать письма. Например, укажите отправителя, тему или наличие определенных слов в тексте. Это поможет быстро распределить входящие сообщения по нужным папкам.
Основные критерии для фильтрации
Используйте поле «От» для писем с конкретных адресов. Если нужно отфильтровать рассылки, добавьте в правило фразы вроде «рассылка» или «unsubscribe» в поле «Тема» или «Текст письма». Для писем с вложениями выберите соответствующую галочку в настройках.
Дополнительные настройки
Если важны письма только для вас, а не копии или пересылки, включите условие «Только для меня». Для писем с высоким приоритетом отметьте пункт «Помечено как важное». Можно комбинировать несколько условий, чтобы уточнить фильтр.
Проверьте работу правила: отправьте тестовое письмо или дождитесь нового сообщения, подходящего под заданные параметры. Если письмо не попадает в нужную папку, отредактируйте условия.
Настройка действий для автоматической обработки писем
Откройте Outlook и перейдите в раздел Главная → Правила → Управление правилами и оповещениями. В новом окне нажмите Создать правило, чтобы выбрать условия для фильтрации писем.
Выбор условий и действий
Укажите критерии, например, письма от конкретного отправителя или с определенным словом в теме. Затем выберите действие:
| Действие | Описание |
|---|---|
| Переместить в папку | Автоматически сортирует письма в указанную папку. |
| Пометить как прочитанное | Снимает выделение новых писем, если их не нужно проверять. |
| Удалить | Убирает спам или ненужные уведомления без ручного удаления. |
Дополнительные параметры
Нажмите Дополнительные параметры, чтобы добавить исключения или несколько условий. Например, можно пропускать письма с вложениями или помечать их флажком. Сохраните правило и проверьте его работу, отправив тестовое письмо.
Добавление исключений для уточнения работы правила
Чтобы правило в Outlook не применялось к определенным письмам, добавьте исключения. Откройте созданное правило через Файл → Управление правилами и оповещениями, выберите его и нажмите Изменить.
Выбор условий для исключений
В окне редактирования прокрутите вниз до раздела Исключения. Отметьте галочками условия, при которых правило не должно срабатывать. Например:
- Кроме сообщений, помеченных как важные – правило пропустит письма с высоким приоритетом.
- Кроме сообщений от определенных отправителей – укажите адреса, которые нужно игнорировать.
- Кроме писем, содержащих конкретные слова – введите фразы, которые исключат ненужные срабатывания.
Проверка работы правила
После сохранения отправьте тестовое письмо, соответствующее исключению. Убедитесь, что Outlook не применил к нему действие. Если правило срабатывает некорректно, вернитесь в настройки и уточните параметры исключений.
Проверка и сохранение созданного правила
Откройте список правил в Outlook через меню «Файл» → «Управление правилами и оповещениями». Найдите новое правило в списке и выделите его, чтобы проверить условия и действия.
Нажмите «Изменить правило», если нужно скорректировать параметры. Убедитесь, что все условия соответствуют вашим требованиям – например, письма от определённых отправителей должны попадать в нужную папку.
Запустите тест: примените правило к уже полученным письмам, выбрав «Выполнить правила сейчас». Проверьте, правильно ли Outlook отсортировал сообщения. Если есть ошибки, вернитесь к редактированию.
После проверки нажмите «Применить» и «ОК», чтобы сохранить изменения. Outlook начнёт автоматически применять правило ко всем новым письмам. Для надёжности проверьте его работу через 1–2 дня.
Тестирование правила на реальных письмах
Отправьте себе пробное письмо или попросите коллегу прислать сообщение, которое соответствует условиям созданного правила. Проверьте, как Outlook обработал его:
- Откройте папку, в которую должно было переместиться письмо.
- Убедитесь, что тема, отправитель или другие параметры совпадают с заданными в правиле.
- Если письмо не обработалось, откройте Файл → Управление правилами и оповещениями и проверьте настройки.
Для сложных правил с несколькими условиями тестируйте каждое отдельно. Например:
- Создайте письмо только с ключевым словом в теме.
- Отправьте сообщение от указанного отправителя без дополнительных условий.
- Проверьте комбинацию параметров – например, письмо с вложением и пометкой «важно».
Если правило срабатывает некорректно, измените его через Правила → Изменить правило и повторите проверку. Удалите или заархивируйте тестовые письма после завершения проверки, чтобы они не мешали работе.
