Откройте Outlook и перейдите в раздел Папки на верхней панели. Нажмите Новая папка, введите название и выберите, где она будет расположена – например, внутри «Входящие» или отдельно в списке папок. Это займет меньше минуты, но упростит сортировку писем.
Если нужно автоматически перемещать письма в новую папку, используйте Правила. Кликните правой кнопкой мыши на письме, выберите Создать правило и укажите условия: отправителя, тему или ключевые слова. Outlook будет переносить подходящие письма без ручной обработки.
Для удобства настройте цветовые метки или напоминания для папки. Например, выделите красным все письма в папке «Срочные» или установите уведомления. Так вы не пропустите важные сообщения среди общего потока.
- Как открыть меню создания новой папки в Outlook
- Альтернативный способ через ленту
- Выбор расположения папки в структуре почтового ящика
- Как проверить удобство расположения
- Примеры расположения для разных задач
- Настройка имени и параметров новой папки
- Как переместить письма в созданную папку
- Способы перемещения писем
- Автоматическая сортировка писем
- Автоматическая сортировка писем в папку с помощью правил
- Удаление или переименование папки в Outlook
- Как удалить папку
- Что делать, если папка не удаляется
Как открыть меню создания новой папки в Outlook
Откройте Outlook и перейдите в раздел «Почта» на панели навигации слева. Кликните правой кнопкой мыши по любой существующей папке (например, «Входящие» или «Отправленные»). В контекстном меню выберите пункт «Создать папку».
Альтернативный способ через ленту
Если вы предпочитаете использовать верхнюю панель инструментов, перейдите на вкладку «Файл». Нажмите «Сведения» → «Очистка почты» → «Новая папка». Этот вариант подходит, если нужно быстро создать папку без использования контекстного меню.
Для версий Outlook 2016 и новее можно также использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+E – это сразу откроет окно создания папки.
Выбор расположения папки в структуре почтового ящика
Размещайте новую папку так, чтобы она логично вписывалась в существующую структуру. Например, папку для проектов удобнее создать внутри раздела «Работа», а папку для личных писем – рядом с «Входящими».
Как проверить удобство расположения
Откройте список папок в Outlook и оцените:
- Как часто вы будете обращаться к новой папке.
- Насколько быстро сможете её найти среди других.
- Не будет ли она мешать при сортировке писем.
Примеры расположения для разных задач
| Тип писем | Рекомендуемое расположение |
|---|---|
| Рабочие проекты | Внутри основной папки «Работа» или «Проекты» |
| Личная переписка | Рядом с «Входящими» или внутри папки «Личное» |
| Архивные письма | В корне почтового ящика или отдельном разделе «Архив» |
Если папка нужна для автоматической сортировки писем (например, через правила), разместите её в корне или рядом с другими системными папками. Это упростит настройку фильтров.
Проверьте, как папка отображается в мобильной версии Outlook. Убедитесь, что её расположение остаётся удобным на всех устройствах.
Настройка имени и параметров новой папки
Выберите короткое и понятное имя для папки, чтобы быстро находить её в списке. Используйте не больше 2-3 слов, например: «Рабочие проекты» или «Личные письма». Избегайте специальных символов (* / \ ?), так как Outlook может заблокировать их использование.
Для изменения параметров папки кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Свойства». Во вкладке «Общие» можно добавить описание, если папка предназначена для нескольких пользователей. Укажите назначение в поле «Описание», например: «Письма от клиентов по текущим заказам».
Если папка должна быть доступна офлайн, перейдите во вкладку «Синхронизация» и поставьте галочку рядом с «Загружать содержимое для автономной работы». Это полезно для часто используемых папок при работе без интернета.
Для автоматической сортировки писем задайте правила во вкладке «Управление правилами». Например, перемещайте все письма от определённого отправителя в новую папку, отметив «Применять к новым сообщениям».
Как переместить письма в созданную папку
Выберите письма, которые нужно переместить, и перетащите их в нужную папку левой кнопкой мыши. Если письма находятся в разных местах, зажмите Ctrl и кликайте по каждому, чтобы выделить несколько.
Способы перемещения писем
- Перетаскивание: Зажмите письмо и переместите в целевую папку.
- Через меню: Выделите письмо, нажмите «Главная» → «Переместить» и выберите папку.
- Горячие клавиши: Выделите письмо и нажмите Ctrl+Shift+V, чтобы открыть список папок.
Если нужно переместить все письма из папки, нажмите Ctrl+A для выделения, затем используйте любой из способов выше.
Автоматическая сортировка писем
Настройте правило для автоматического перемещения писем:
- Кликните правой кнопкой по письму и выберите «Правила» → «Создать правило».
- Укажите условия (например, отправителя или тему).
- В разделе «Переместить в» выберите нужную папку.
Проверьте, что правило работает: отправьте тестовое письмо или дождитесь нового.
Автоматическая сортировка писем в папку с помощью правил
Создайте правило в Outlook, чтобы письма автоматически перемещались в нужную папку. Откройте вкладку «Главная», нажмите «Правила» → «Создать правило». Выберите условие, например, отправителя или тему, и укажите папку для перемещения.
Для более сложных условий используйте «Дополнительные параметры». Здесь можно задать несколько критериев: ключевые слова в теле письма, наличие вложений или даже размер сообщения. Outlook предложит сразу применить правило к уже полученным письмам – это сэкономит время.
Проверяйте работу правил. Иногда письма попадают в «Нежелательную почту» или остаются во входящих из-за конфликта условий. Отредактируйте правило через «Управление правилами и оповещениями», если нужно уточнить параметры.
Используйте исключения, чтобы избежать ошибок. Например, если письма от определенного отправителя должны всегда оставаться во входящих, добавьте это в настройки правила. Так вы не пропустите важные сообщения.
Группируйте похожие правила для удобства. Если у вас несколько папок для проектов, создайте отдельные правила для каждого, но с одинаковым условием (например, пометка в теме). Так их проще редактировать позже.
Удаление или переименование папки в Outlook
Чтобы переименовать папку в Outlook, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите Переименовать. Введите новое название и нажмите Enter. Если папка используется для правил сортировки, проверьте их работу после изменения имени.
Как удалить папку
Выделите папку, которую нужно удалить, и нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите Удалить папку. Outlook переместит её в корзину, откуда её можно восстановить или окончательно удалить.
Что делать, если папка не удаляется
Если Outlook не позволяет удалить папку, убедитесь, что:
- В ней нет активных писем или подпапок.
- Она не используется в правилах обработки входящих сообщений.
- У вас есть права на изменение структуры почтового ящика.
После устранения этих проблем повторите попытку удаления.
